Memo e rapporto - qual è la differenza tra loro

Tra i vari tipi di comunicazione aziendale, la corrispondenza è una parte importante della vita in ufficio. Il suo strumento principale sono le note note dell'ufficio, che, a seconda del contenuto, sono esplicative, conferenza, ecc.

Cos'è un memo e perché è necessario?

Secondo il suo scopo, un promemoria è un messaggio informativo indirizzato ai dipendenti dei propri o di altri reparti, la gestione di dipartimenti, aziende, divisioni, filiali. L'elenco degli argomenti trattati in tali documenti è abbastanza ampio. I promemoria informano sugli eventi principali della vita dell'azienda, sull'implementazione del lavoro corrente, sulle situazioni insolite prevalenti, contengono reclami e modi per risolvere vari problemi di produzione.

Lo scopo principale di questo tipo di comunicazione è di coordinare una varietà di problemi lavorativi nei casi in cui una decisione orale non è possibile per nessuna ragione. Il memo può anche essere utilizzato da una guida per la redazione degli ordini, che, a differenza degli ordini, sono più informali.

Nota di esempio

Tipi e scopo dei rapporti

Il rapporto è il tipo più popolare di promemoria indirizzati al capo della società, al capo contabile o a qualsiasi altro dipendente di rango superiore. Lo scopo principale di una relazione è informare le persone di livello superiore su qualsiasi situazione, esecuzione del lavoro, nonché formulare raccomandazioni per risolvere (eliminare) un problema, ecc. Un memorandum, a differenza di uno ufficiale, viene sempre inviato ad un livello superiore ed è legalmente vincolante.

Il tipo più comune di promemoria è quello di segnalare, informando la gestione dell'attuazione dei piani, i progressi del lavoro in corso, ecc. Meno frequentemente sono rapporti che riportano su qualsiasi situazione non pianificata che richiede una risposta da parte di una gestione superiore. La gamma di domande di tali rapporti è piuttosto ampia: dalle informazioni relative alla principale attività settoriale dell'impresa ai reclami relativi all'organizzazione delle condizioni di lavoro e alle relazioni sulla non conformità alla disciplina lavorativa e finanziaria, al comportamento ufficiale, ecc.

Memorandum - esempio

Facciamo il memo dell'ufficio corretto

La struttura del memo richiede la presenza dei seguenti elementi:

  • "Caps" che indica l'organizzazione, il nome e la destinazione del destinatario, il nome e il titolo del mittente.
  • Un blocco di testo composto dal nome del documento ("Nota di servizio") e un riepilogo della situazione, eventuali azioni, richieste.
  • Date e firme del compilatore (data, firma e nome del compilatore sono indicati in una riga da sinistra a destra).

Inoltre nella nota di servizio può essere specificato il numero di registrazione, se secondo le regole dell'azienda è registrato nel giornale. È importante notare che poiché i memo di ufficio vengono utilizzati solo all'interno dell'organizzazione, la disponibilità di moduli non è un prerequisito, a meno che ciò non sia richiesto dalle regole aziendali. Allo stesso tempo, alcune aziende hanno la propria carta intestata con un logo, progettato specificamente per lo svolgimento di corrispondenza ufficiale.

Come fare un memorandum?

Il rapporto nella sua struttura è simile a quello del servizio. La sua principale differenza è il destinatario: se le informazioni nel promemoria possono essere inviate a qualsiasi altro dipendente, il messaggio di rapporto è indirizzato al superiore.

I modi per progettare un memo variano a seconda dello scopo. In particolare, il report interno inviato alla direzione all'interno dell'organizzazione viene emesso allo stesso modo della nota di servizio. La differenza sta nel contenuto del blocco di testo, chiamato "Memorandum", che contiene una dichiarazione sull'essenza del problema, proposte per la sua eliminazione o una descrizione delle misure già adottate.

Ma quando si redige un memorandum esterno indirizzato ai dipendenti di altre organizzazioni, le regole sono più severe:

  • Il documento è redatto su carta intestata dell'azienda.
  • La nota è registrata nel libro delle lettere in uscita della società, mentre il numero di registrazione assegnato è indicato nell'intestazione della nota. Inoltre, quando riceve una nota, viene registrata come documento in entrata nell'organizzazione del destinatario.
  • Una nota esterna è firmata, di regola, dal capo della società o dal suo vice. Al momento dell'invio possono anche essere richieste firme di capi di altri dipartimenti.
  • La data della nota è la data della firma e dell'invio.
  • Se la nota è accompagnata da allegati documentari, nella sua parte del testo viene compilata una lista di documenti allegati.

Il testo del memo dipende dal suo scopo:

  1. La relazione dovrebbe contenere informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro, rispettare le scadenze, una descrizione dei problemi attuali, ecc. Tale rapporto consente al capo di notare i difetti nel lavoro in tempo ed eliminarli.
  2. Il memorandum che informa su una situazione specifica consiste in una descrizione dettagliata del problema e proposte per il suo miglioramento (eliminazione). In pratica, molto spesso tali documenti sono dedicati ai reclami sulle violazioni della disciplina del lavoro da parte dei dipendenti e sono negativi, pertanto, nel presentare le informazioni, è importante omettere la componente emotiva e attenersi al punto.

Memo o rapporto: quindi qual è la differenza?

Come puoi vedere, l'ufficio e i memoranda hanno molte caratteristiche comuni. Quindi, entrambe le opzioni sono utilizzate per la comunicazione aziendale, hanno una struttura di progettazione simile. Allo stesso tempo, ci sono una serie di differenze:

  1. Il promemoria è indirizzato ai dipendenti di diversi gradi all'interno dell'azienda, mentre il rapporto è fatto solo all'indirizzo di un livello superiore (una propria o una società di terze parti).
  2. Il memo è un documento interno, mentre il promemoria può essere utilizzato in corrispondenza esterna con altre persone giuridiche.
  3. Il memo, in contrasto con il rapporto, non ha forza legale.
  4. Poiché il promemoria è utilizzato internamente, può essere compilato su un normale foglio di carta. Con lo stesso principio viene anche redatto un report interno, se utilizzato internamente. Allo stesso tempo, se il rapporto viene inviato a un'altra organizzazione, nella sua preparazione vengono utilizzati una carta intestata, un numero di registrazione e altri elementi obbligatori della corrispondenza ufficiale.

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